Le contenu de la circulaire du Premier Ministre sur l'usage du logiciel libre dans l'administration

Dans une circulaire du 19/09/12 le Premier Ministre donne des orientations pour l'usage des logiciels libres dans l'administration.
Cette circulaire est accompagnée par une note de 18 pages de la DISIC :Direction interministérielle des systèmes d'information et de communication.

Cette  note reprend les origines du logiciel libre avec ses 4 libertés  fondamentales :
- La liberté d'utiliser un logiciel
- La liberté d'étudier le fonctionnement d'un logiciel
- La liberté de copier un logiciel
- La liberté  de modifier un logiciel

Avec comme conséquences:
- Un auto-entretient des logiciels
- Une évolution dictée par le besoin de l'utilisateur
- Une communauté qui conserve le contrôle du logiciel
- Une émulation des acteurs

La licence la plus connue est la GPL.
Un logiciel libre n'est pas forcement gratuit: le coût de licence peut être remplacé avantageusement par un coût de formation ou d'adaptation.

Le choix du logiciel libre est un choix raisonné pour des motifs de coûts et de la meilleure maîtrise du SI par les équipes.

Toutefois , il faut être vigilant à un bon usage du logiciel libre en tenant compte des critères suivants:
- La taille de la communauté
- Le modèle économique adossé: une vraie communauté ou un éditeur

L'administration doit faire chercher dans la limite du possible à reverser du code dans les communautés.

Le document liste les cadres favorables à l'utilisation du logiciel libre dont ces deux points importants:
- Dans le cadre de la virtualisation (en raison du mode de licence à l'usage CPU)
- Dans le cadre du développement Agile (opportuniste) .
.

Comment favoriser l'usage du logiciel libre dans l'administration ?.

La note  revient sur la mise en commun des efforts et afin d'éviter l'éparpillement, sur la nécessité d'un cadre de convergence des projets et des versions (souches).
Les mesures prônées sont par exemple:
- Création et maintient d'un catalogue des projets
- Animation d'un réseaux d'expert sur les thèmes communs  comme :

• La Bureautique (MIMO)
• Le socle système  (MIMOS) 
• La gestion de parc  (MIMOG) 
• Et les bases de données (MIMDB) 

Le méthode des '5S' appliquée au développement

La méthode  des    '5S'  est une technique de management japonaise visant à l'amélioration continue des processus.   Chaque 'S' correspond à un verbe  japonais :

• Seiri (整理^?) : débarrasser
• Seiton (整頓^?) : ranger
• Seiso (清掃^?) : nettoyer
• Seiketsu (清潔^?) : ordonner
• Shitsuke (躾^?) : être rigoureux

Appliquer au développement  cela peut donner :

Débarrasser : Enlever du code tout ce qui ne sert pas à remplir la fonction principale du projet.

Exemples: 

Des fonctions qui pourraient servir dans une version future. 

Des lignes de code commentées mais non enlevées.

Enlever tous les commentaires. Ils introduisent un risque de désynchronisation entre le texte explicatif et le code

Ranger: classer ses fichiers projets dans des répertoires. 

Exemples: Créer des répertoires pour les images , le javascript etc. 

Pas plus de 15 fichiers par répertoires et pas plus de 4 niveaux de répertoire

Nettoyer: Relire le code et refactoriser.

Exemples:  ne pas faire à deux endroits la même chose. (DRY: Don't Repeat Yourself ) 

Corriger les bug le plus en amont possible.

Ne pas accumuler les dettes techniques.

Ordonner: Enlever du programme principal les fonctions annexes

Exemple : privilégier les interfaces sous la forme d'API . Standardiser ses librairies

Rigueur:  

Exemple: ne pas abuser d'un découpage en couche pour déplacer un problème au lieu de le résoudre. 

Utiliser les standards

Reconnaître ses erreurs

L'application de ses principes suppose un processus d'amélioration continu : Kaizen 

Bref les 5S sont vos amis : Vous avez le destin de votre code entre vos mains, soyez agile.

2-plan un outil de gestion de projet #agile

2-plan est un projet 'gratuit'  qui permet au chef de projet de vraiment gérer ses projets.   2-plan Desktop propose des 'patrons' de  gestion dont les principaux sont:

• La gestion manuelle de projet: un peu comme  ganttproject.
• La gestion d'un projet par les délais.(ex : sous forme de sprint) 
• La gestion de projet par les ressources.

(écran modèles - patrons 1/2)

(écran modèles - patrons 2/2)

Ce produit est ce qui se rapproche le plus de  msproject, et  qui sous bien des points le dépasse.
Son architecture est sous forme d'extension à brancher sur le coeur du programme (en java).  Aussi il est possible pour une direction informatique  d'uniformiser la gestion de ces projets par le biais d'un patron d'entreprise.

La société 2-plan base son modèle économique sur  la  commercialisation d'extension.

2-plan se décline en 2 gros composants : Le 2-plan Desktop qui  est l'application client lourd (pour w$, mac, AIX , Linux) de gestion de planification et le 2-plan Team qui gère les ressources humaines: travail collaboratif et gestion du temps d'activité.

L'installation ne pose pas de problème particulier, elle se fait par un assistant.

 java -jar ./install.jar

Ce produit est particulièrement adapté à la gestion Agile d'un projet. Il propose des restitutions  qui vont du diagramme de Gantt  au tableau de bord.
 
Seul défaut: il n'est pas encore francisé.

La phase d'estimation dans les projets informatiques

La plannification de projet répond à une série de lois.

1) La loi Hostadter.

La plus connue est celle  Hofstadter. Cette loi énonce le principe suivant pour l'estimation d'une charge:

Cédric Villani : médaille Fields 

Ça prend toujours plus de temps qu'on croit, même en prenant compte de la loi de Hofstadter.

Ce qui veut dire : qu'il est difficile d'estimer correctement la charge d'un projet ET par l'emploi d'une formulation récursive : cette dificulté ne fait qu'augmenter pour tendre vers l'infini. reference: http://fr.wikipedia.org/wiki/Loi_de_Hofstadter 

2) La racine carrée comme pivot

A coté de cette loi très sérieuse on en trouve une autre pas mal : Après avoir estimer la charge totale d'un projet et faut aligner en face des ressources. 

Une technique pour calculer le bon équilibre entre la charge , la  durée et le nombre de personne est de prendre comme valeur la racine carrée de la charge: cette valeur constitue un point d'équilibre. Exemple : charge 36 mois/h , il faudra au maximum 6 personnes pour réaliser le projet. Il est possible de descendre en dessous de cette limite mais à l'inverse mettre plus de monde va ralentir le projet. Pour encadrer ces personnes , une septième personne (le chef de projet) sera nécessaire.

Détail de la démonstration:ici http://www.fastwrite.com/articles/core/effort-de-gestion-de-projet/index.php

En conclusion : le gestion de projet agile reprend ces lois à son compte. Notamment, il est recommandé de passer très peu de temps sur l'estimation d'une charge. Plus on affine une estimation plus elle s'écartera de la réalité.  L'estimation ne doit pas se faire uniquement dans la phase d'avant projet.  Elle est partie intégrante du projet. Elle sera  réévaluée tout le long du projet . Elle sera fonction de la métrique des équipes : la vitesse d'avancement ramené au point de fonction. Aussi la loi de Germanlinux est la suivante: il n'est pas possible d'estimer correctement la charge d'un projet ....avant de l'avoir terminé (si on le termine un jour..) . Aussi mesurez ce qui a été fait et non pas ce qui reste à faire: c'est trop décourageant.

La méthode DESC : savoir dire NON

Les formateurs en management utilisent les mêmes méthodes que l'armée : des sigles mnémotechniques.

La méthode - sigle :  DESC permet d'avoir une attitude cohérente face à un conflit.
- D : Décrire la situation : les faits
- E :  Exprimer ses sentiments (utiliser 'je' et non pas 'tu' )
- S : Suggérer une solution
- C : Conclure en mettant en place une solution

Cette méthode a été théorisée par Sharon A. et Gordon H. Bower :livre sur amazon : ASSERTING yourself.
Plus de détail ici.

Le cout des réunions

Les réunions ont un coût qui peut être visualisé par des petits appareils comme ceci



Il suffit de d'entrer le salaire horaire moyen , le nombre de participant et de lancer le décompte.
Ces petits gadgets sont de plus en plus utilisés dans les sociétés.

A ce coût direct, il faut ajouter les divers frais (trains, repas etc.) . La contrepartie de cette somme est le gain direct généré par cette réunion.


Une réunion c'est aussi un temps de préparation: ordre du jour, liste des points à traiter et un suivi de décision.
Les gars de 37 signals prônent l'utilisation d'un minutier pour obliger les participants à régler les problèmes dans le temps imparti. En plus, ils recommandent de ne pas hésiter à planifier des réunions courtes (ex : 15 minutes)

Travailler moins pour en faire plus avec #pomodoro

La méthode Pomodoro a été inventée par Francesco Cirillo. Cette méthode de gestion de temps tire son nom de l'accessoire indispensable pour mettre en pratique cette technique: un minutier de cuisine.


Cette technique repose sur deux constats :

Nous ne sommes pas multitâche.
Les études démontrent que non seulement le cerveau humain à du mal à se concentrer sur plusieurs sujets à la fois, mais qu'en plus , ses performances se dégradent de manière forte en présence de plusieurs taches. Plus on devient multitache , plus on croit que l'on est multitache et moins on réalise complètement des choses.

On se laisse distraire facilement

Avant d'appliquer cette méthode, j'avais un indicateur de reception de mail , souvent je zappais sur le mail , puis sur le web pour enfin revenir à ma tache principale , mais sans grande efficacité.

Principes de base de la méthode.

• Travailler par tranches de 25 minutes en respectant deux règles fortes :
• Utiliser un minutier pour fixer le temps de la tranche et ne pas faire plus ou moins de 25 minutes.
• Ne pas se laisser distraire par les sollicitations de son environnement et ainsi gérer les interruptions.

Les règles secondaires sont :

• Faire une pause de 5 minutes (strictement ) entre deux sprints
• Faire une pause plus longue au bout de quatre sprints
• Tenir un journal de ses journées (bilan, nb de sprint ,sujets etc. )

Ce site en francais ici donne le détail de la méthode.

Un livre électronique gratuit est disponible sur le site de la méthode.


Après 3 mois d'utilisation...

L'utilisation d'un minutier semble secondaire mais c'est le coeur du système. Le tic-tac est au début un facteur de tress mais rapidement le temps devient un allié et non pas un ennemi. Le tic-tac devient un métronome qui régule notre énergie.




Les distractions:
Le mail est la première source de perturbation, meme sans cette méthode , il faut le plus rapidement adopter une stratégie de gestion de ses mails : ne plus les relever au fil de l'eau mais toutes les deux heures par exemple. avec cette règle d'or : NE PAS LIRE SES MAILS MAIS LES TRAITER. On prend un mail entrant et il doit etre traiter jusqu'au bout. (voir les méthodes mailbox zéro) .
La réponse type au téléphone doit être : je suis occupé pour le moment est ce que je peux vous rappeler ? Et prévoir une tranche pour tous ces appels à traiter.

Chaque interruption est dénombrée dans la page bilan de la journée.

La règle qui fait mal : Tout pomodoro commencé mais non terminé (interruption non gérée) est nul.

A la fin de la journée, on comptabilise les pomodoros (sprints) , terminés , annulés et on donne une évaluation de sa journée.

D'après des études , dans une journée de travail seulement 20% de son temps est consacré vraiment à des taches 'principales' , le reste est de la dispersion sur des taches 'secondaires'.

Avant de connaitre cette méthode, je reportais les taches fastidieuses. Maintenant , je sais que je vais passer 25 minutes et que 25 minutes dessus. Et le travail se fluidifie.

J'ai associé Pomodoro avec la méthode du calendrier de l'acteur humoriste seinfeld.
On verra ca dans un prochain post.

Connaissez vous la stratégie RSP pour gerer ses taches ?

RPS est le sigle du jeu Rock - Scissors - Paper (caillou, ciseaux, papier) sur l'illusatration la version 'avancée' avec spock et lézard en plus.
Dans notre cas de figure cela va être : Caillou, gravier et sable.

Si vous avez un bocal pouvant contenir exactement: 3 cailloux, quelques graviers et une poignée de sable. Il ne sera possible de faire rentrer ces trois composants que dans l'ordre suivant: du plus gros au plus petit : cailloux - gravier - sable.
Tout ceci est transposable à des tâches à réaliser dans une journée. Le procrastinateur que je suis aura tendance à commencer à l'envers : par le sable. En fin de journée des cailloux ne rentreront pas. Et ces taches lourdes seront reportées au lendemain.

Face à cette situation il a deux stratégies:
* Utiliser des techniques de gestion de tache : GTD, POMODORO , Seinfeld Calendar (des posts détaillerons ces méthodes)
* Casser les cailloux pour les transformer en gravier , puis le gravier en sable.

Les règles de base du management cours 101

La Geeks world domination commence par la prise de contrôle des leviers du pouvoir: Ne restez pas devant votre clavier, le yeux rivés sur votre code, ou sur le dernier épisode de Big Bang théory, NON , levez vous et participez .


J'ai investi dans des livres de management. En faisant ce raisonnement simple:
S'il est possible d'arriver à comprendre comment configurer un serveur sendmail grâce à un livre, tout peut s'apprendre de cette manière.

Relevé sur un forum :

Je veux bien t'expliquer ce que je sais de sendmail, mais je n'en connais qu'une toute petite partie. Je n'utilise sendmail que lorsque l'on ne peut pas faire autrement (sendmail déjà installé et personne n'ose s'y aventurer, mais on ose pas le remplacer). Sendmail est historiquement le pionnier, je l'ai déjà utilisé sous Unix V, et il est très complet et très complexe. (Voir ici. configurer sendmail plus d'une fois rend fou
Chez o'reilly :
le livre sendmail fait 1232 pages.
le livre postfix 285 pages.

Dernière modification par pmarion (01/04/2008 15:54:18)

J'ai les livres "le management pour les nuls" , "100 trucs pour bien manager" etc , bref la collection de base.

Voici un début relevé sur un site US :

Quelques règles de management:

1) Déléguez et laissez faire les gens à leur façon
2) Gérez plus par les résultats que sur la manière de faire
3) Donnez toute la latitude au personnel pour faire les choses
4) Ayez confiance dans le jugement des gens qui sont compétents dans leur domaine
5) Gérez l'intendance et laissez les tranquilles
6) Donnez leur des objectifs
7) Soyez ouvert aux idées et aux suggestions
8) Félicitez les pour leur réussite
9) Laissez les faire des erreurs et en tirer les enseignements
10) Déchargez les des taches de gestion administratives
11) Ne soyez pas intrusif
12) Respectez les gens
13) Favorisez la diffusion des informations
14) Faire évoluer les personnels sur des nouveaux projets.
15) Encouragez les actions de formation croisées.


La liste est trop longue, je vais commencer par la règle numéro 1:

1) Écouter les gens.

Écouter, ce n'est pas:

• Commencer par réfléchir à une réponse pendant que l'autre personne parle.
• Chercher à avoir le dernier mot.
• Faire autre chose pendant qu'on vous parle
  

C'est plutot:

• Etre attentif !
• A la fin faire une synthèse pour soi de ce que l'on vient d'entendre.

Chacun à quelque chose d'intéressant à dire. Celui qui parle n'écoute pas.

La méthode de DHH pour :Travailler moins pour en faire plus

Le créateur de ruby on Rails David Heinemeier Hansson (DHH) et son ami Jason Fried co-fondateur de la société 37 Signals' publient un livre : Rework.

Ce livre s'adresse aux personnes voulant se lancer dans la création d'entreprise de type start-up.

Je n'ai pas lu ce livre mais je connais bien ses auteurs: ils se sont illustrés dans la mise en pratique de méthodes de management et de gestion de temps. Je suis admiratif des personnes qui peuvent à la fois gérer leur société , travailler sur des projets et trouver le temps d'écrire un livre.

Je vais présenter deux méthodes que j'utilise : GTD et inbox zero.



DHH est un adepte de la méthode GTD: Getting Things Done, the art of stress-free productivity ("Faire les Choses, l'art de la productivité sans pression") .
J'applique depuis un an cette méthode adaptée à ma sauce. Le principe est simple :

1. Lister toutes les taches entrantes
2. Réaliser immédiatement les taches qui demandent moins de 15 minutes (à adapter).
3. Ventiler les autres taches par thème ou par action ('a lire' , 'a faire avant..' , 'budget' etc ) EN indiquant la prochaine action à réaliser pour faire avancer la tache (ex : contacter Mr X, 'tester la fonction y')
4. Parcourir régulièrement ses listes de tache.

Voila pour les principes. La mise en pratique demande un travail de reprise de stock important.
Il faut aussi choisir le support: Cahier, site web , fiches etc .
j'ai commencé par un cahier avec des fiches mais sans succès. Depuis j'ai développé une application Rails qui me permet de gérer des taches prédéfinies comité , réunion , budget etc. en regard de projets prédéfinis . L'unité de travail est la journée, et mais l'affichage est regroupé par semaine.


L'application est sur mon pc portable et elle est accessible par tous depuis le wiki du secteur quand mon portable est connecté.

ProjetXX	COPIL	le matin- voir planning		2009-10-14	2009-10-14	Fermé par le système eric
ProjetYYY	Rappel	audit anssi	recuperation du code	2009-10-19	2009-10-19	Ouvert eric
PROJETZZ	Réunion	architecture applicative et lotissement		2009-10-16	2009-10-16	Fermé par le système eric
BUREAU	Rappel	visite du ..	prevoir une fiche.	2009-10-19		Ouvert eric
MISSION	Important	deplacement le 20/11 à clermont	horaires billets	2009-10-19	2009-10-23	Ouvert eric
PROJETXXX	Réunion	Portail de l'élu par audio et support	Avec bordeaux et clermont

DHH et les gens de google pratiquent la méthode 'inbox zero ' : je ne suis pas encore parvenu à maitriser parfaitement mes mails. J'ai organisé ma boite en sous dossier 'a repondre' , 'en attente d element' , 'maj wiki' puis un répertoire par projets gérés par GTD. Le principe fondamental est le suivant : "il ne faut pas seulement prendre une commande d'hamburger, il faut aussi le fabriquer" . Cette phrase est extraite d'une conférence donnée par un responsable Google qui doit faire face à des avalanches de mail (300/j). En clair , il ne suffit pas de lire le mail, il faut le traiter. Pour cela il faut éviter la dispersion en relevant sa boite à des moments précis et non pas au fil de l'eau. Le matin en arrivant, je relève mes mails, je les traite ou je les ventile , puis je fais le tour des équipes pour demander des précisions ou pour dire simplement 'bonjour'.

Concernant le management. Pour un geek, le passage d'une activité technique à une activité de management est un exercice difficile. J'ai donc consulté les RFC relatives au sujet. L'expérience de Joel on the sofware est riche d'enseignement. Il distingue 3 types de management :

• La méthode militaire
• La méthode 'machine à café' (cours d'économie 101)
• La méthode basée sur l'identification de la personne à l'entreprise.

(il existe quelques traductions françaises des articles) .
-Pour résumer la méthode militaire en deux mots:ordre et discipline
- La méthode machine à café: je mets une piece et tu travailles

La dernière méthode est plus intuitive: exposer la stratégie de l'entreprise pour dégager des objectifs connus et compris par tous.

Je reviendrai dessus dans un autre post.